הפקת ארוע היא משימה לא פשוטה. ארוע מרכז אנשים ומשפיע עליהם, ולכן המשמעות של הפקת ארוע היא השפעה על אנשים אחרים, השפעה שעומדת תחת ביקורת – ולא תמיד אוהדת. הפקת ארוע – מסחרי, חברתי או משפחתי – חייבת להתחיל בתיאום ציפיות: מהן מטרות הארוע ומי קהל היעד שלו. לאחר שלב תיאום הציפיות, הפקת ארוע ממשיכה בתכנון: מה רוצים שיקרה ומתי, מי הם המשתתפים, כיצד יתבצע הארוע ואיך יופעל הקהל, מי יפתור את הבעיות שיתעוררו, וכו'. תכנון של הפקת ארוע קשור גם לנושא המשאבים – מהם, ומה יהיה השימוש בהם. משאבים בתהליך של הפקת ארוע הם תקציב וכוח אדם, ידע ונסיון, מקום וסביבה, עזרה והתנדבות, וכדומה. אלו אומנם מונחים "עיסקיים", אך הם תקפים גם למשפחה שמבצעת הפקת ארוע משפחתי כגון בר-מצווה או חתונה.
השלב האחרון – והמכריע – של הפקת ארוע הוא ניהולו. תכנון טוב של הפקת ארוע הוא חשוב מאוד, אך הארוע עלול להיכשל אם התוכניות והמשאבים לא ינוצלו כהלכה בתזמון הנכון. הפקת ארוע יכולה להיות משעשעת ומאתגרת מאוד, אך חייבים גם לבצע כהלכה את מה שתוכנן. זה שלב קריטי בתהליך של הפקת ארוע (מכל סוג), ולמרבה הצער גם השלב החלש ביותר של רוב הארועים. מסתבר, שלא כל אחד מסוגל לנווט הפקת ארוע וביצועו בצורה הנכונה! פתרון פשוט לבעייה של הפקת ארוע וניהולו הוא הפתרון של מנהלת ארוע מקצועית, שכל תפקידה הוא להיות אחראית על הפקת ארוע מוצלח. בידיים מקצועיות, הפקת ארוע מתנהלת בצורה מסודרת, ללא רגשות אישיים ו"מטענים" משפחתיים למיניהם שעלולים לפגוע בתהליך. אולמות מצאו פתרון מצויין לבעייה: כחלק ממחיר הארוע, הם מקצים מנהלת הפקה שכל תפקידה לתת שירות מקצועי של הפקת ארוע ללקוח, בין אם הוא מסחרי ובין אם משפחתי. כל מי שמזמין ארוע באולמות – השירות של הפקת ארוע כבר כלול במחיר!
