כל אירוע – בין אם זה אירוע עיסקי, אירוע חברתי או אירוע משפחתי – הוא מאורע שדורש תכנון ותשומת לב. אינך יכול להכריז כי הנך מקיים אירוע זה או אחר ופשוט להניח כי הדברים יקרו כפי שאתה חפץ שאכן יקרו. הדרך לכל אירוע מכל סוג חייבת להיות מורכבת מכמה שלבים פשוטים, וכדי לקיים אירוע מוצלח חייבים לעבור את השלבים הללו ללא קיצורי דרך:
שלב א: תיאום ציפיות. מה הוא אותו אירוע ועבור מי הוא מתקיים, מה הן מטרותיו, ומה ייחשב כהצלחה? אומנם התשובות לשאלות אלה פשוטות למדי עבור אירוע משפחתי, אך גם שם עדיין כדאי להקדיש מעט זמן לדיון בהן. פערים גדולים בציפיות עלולים להוביל לתוצאות מוזרות ובלתי צפויות! עבור אירוע עיסקי, שאלות אלו מובנות מאליהן ושום גוף לא יסכים לממן אירוע כזה ללא תשובות ברורות וחדות.
שלב ב: תכנון והקצאת משאבים. ציפיות בדבר אירוע הן מטבען כלליות, ולאחר שגובשו יש לגשת לתכנון מפורט. כל אירוע מורכב מפרטים, ובדרך כלל אפילו מכמות גדולה של פרטים. חלק מהפרטים המאפיינים אירוע הם המשאבים העומדים לרשותו – תקציב, כוח-אדם, ידע וניסיון, משאבי סביבה ועוד – ויש לתכנן היטב כיצד להשתמש בהם. "עיסקי" ככל שהדבר נשמע, המשאבים העומדים לרשות אירוע משפחתי כגון חתונה הם בדיוק אותם המשאבים, אולי בתוספת רוח התנדבות וקשרי משפחה. שאר הפרטים מהם מורכב אירוע הם תוכניים – מה אמור אותו אירוע לכלול, מה אמור לקרות ומתי, מי משתתף באיזה חלק של אותו אירוע וכיצד, כיצד יופעלו המשתתפים וכיצד "יופעל" הקהל, כיצד ינותבו הבעיות שיתעוררו ומי יטפל בהן, וכן הלאה וכן הלאה. תכנון של אירוע פירושו גם – כל פעולות הרכש וכל הסידורים האירגוניים הנלווים. שוב, כל זה נשמע "עיסקי" מאוד, אבל זה בדיוק התהליך שעוברת כל משפחה בבואה "להרים" אירוע משפחתי. 20
שלב ג: ביצוע. לאחר כל התכנונים, הרכישות וההכנות מגיע השלב המכריע – ביצוע האירוע. זו נקודת השיא של כל אירוע והמטרה אליה חתרו כל המעורבים בתכנונו של אותו אירוע ובהכנות לו. ושוב, כל התכנונים הטובים ביותר עבור כל אירוע לא יביאו את התוצאה הרצויה אם לא יוקדשו משאבים לנושא הביצוע המדוקדק של אותו אירוע ולהתנהלותו השוטפת במינימום תקלות. אי אפשר לצאת מן ההנחה שכל התכנונים מוצלחים ושהכל "ידפוק במאה אחוז" – זה לא קורה במציאות; כל אירוע מכל סוג מחייב פיקוח ובקרה, שליטה וכוון, תזמון ואילתור וגם יוזמה וגמישות מחשבתית ותפעולית. אירוע הוא כמו קונצרט: כשם שכל תזמורת זקוקה למנצח ובלעדיו היא אבודה, כך כל אירוע זקוק למנהל שינהל אותו בזמן אמת.
באולמותהבינו מזמן, כי אירוע מוצלח הוא אירוע שתוכנן כהלכה ובוצע כהלכה בניהול ישיר של אנשי מקצוע שמומחיותם בכך. באולמות שואפים כי כל אירוע שמתקיים בהם – עיסקי, חברתי או משפחתי – יוכתר בהצלחה מלאה וינצל עד תום את המשאבים המרובים שמעמיד המקום לטובת אורחיו ולקוחותיו. באולמות הבינו גם, כי היעילות הגדולה ביותר בהפקת אירוע ובביצועו מושגת באמצעות מנהל (או מנהלת) אירוע שמכיר היטב את המקום ואת יכולותיו ומסוגל להיענות בקלות ובמהירות לדרישות הלקוחות. לכן החליטו באולמות להצמיד מנהל (או מנהלת) אירוע אישית לכל אירוע כחלק מן השירות המוענק ללקוח, ולפטור בכך באחת את הלקוחות מכל החובות המעיקות והמתישות של ניהול אירוע ו"הרצתו". החלטה פשוטה לכאורה, אך עם תוצאות מדהימות – כל אירוע באולם הוא אירוע מוצלח, וכל לקוח של אולם בא לאירוע שלו רענן ורגוע, מתוך ביטחון מלא כי האירוע שלו יהיה – בוודאות גמורה – אירוע מוצלח.
